Varsinainen yhtiökokous 15.4.2021

 

Kutsu Herantis Pharma Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan ehdotukset Herantis Pharma Oyj:n varsinaiselle yhtiökokoukselle 2021 

Herantis Pharma Oyj:n vuosikertomus 2020

 COVID-19 pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään siten, ettei osakkeenomistajien ole sallittua olla läsnä kokouspaikalla. Osakkeenomistaja ei voi osallistua kokoukseen myöskään reaaliaikaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä. Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

LINKKI EUROCLEAR FINLANDIN VERKKOÄÄNESTYKSEEN

Tärkeitä päivämääriä

  • Tiistai 23.3.2021: Yhtiökokouskutsu julkaistaan
  • Maanantai 29.3.2021 mennessä osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa Herantis Pharman kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin
  • Tiistai 30.3.2021 – keskiviikko 7.4.2021: Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys avoinna osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään*
  • Tiistai 30.3.2021 klo 16.00 – torstai 8.4.2021 klo 10.00: Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys avoinna osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:n arvopaperijärjestelmään*
  • Torstai 1.4.2021 osakkeenomistajien yhtiökokoukselle esittämien kysymysten viimeinen jättöpäivä
  • Torstai 1.4.2021: yhtiökokouksen täsmäytyspäivä

*Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon ja ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen. Lisätietoja on kutsussa varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Ohjeita varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistuville

  1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 1.4.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla.

  1. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 30.3.2021 klo 16.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 8.4.2021 klo 10.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, osoite ja puhelinnumero. Osakkeenomistajien Euroclear Finland Oy:lle tai Yhtiölle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 30.3.2021 klo 16.00–8.4.2021 klo 10.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

  • Alla olevan linkin kautta:

LINKKI EUROCLEAR FINLANDIN VERKKOÄÄNESTYKSEEN

Sähköiseen ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan arvo-osuustilin numero. Muut ennakkoäänestämistä koskevat ohjeet ovat saatavilla Yhtiön internet-sivuilta.

  • Sähköpostin kautta tai postitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa alla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Finland Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu tai postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Herantis Pharma Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki.

EUROCLEAR FINLANDIN SUOMENKIELINEN ENNAKKOÄÄNESTYSLOMAKE

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

  1. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies saa osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon edellä esitetyllä tavalla. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Valtakirjat pyydetään toimittamaan postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Herantis Pharma Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Valtakirjan toimittaminen ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

  1. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä eli 1.4.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 12.4.2021 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjan antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.

  1. Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo ilmoittautua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 1.4.2021.

Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Herantis Pharma Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 7.4.2021 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään, on mahdollista osallistua kokoukseen vain ennakkoäänestyksen kautta.

Osakkeenomistajat, joilla on ruotsalainen arvo-osuustili voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asioiden osalta 30.3.2021–7.4.2021 välisenä aikana seuraavasti:

  • henkilöomistajien osalta alla olevan linkin kautta:

LINKKI EUROCLEAR SWEDENIN VERKKOÄÄNESTYKSEEN

Sähköinen ennakkoäänestäminen edellyttää suojattua vahvaa tunnistautumista, ja osakkeenomistaja voi rekisteröityä ja äänestää kirjautumalla sisään omilla ruotsalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.

Yhteisöomistajien tulee menetellä alla kohdassa b) esitetyllä tavalla ja toimittaa ennakkoäänestyslomake sähköpostitse tai postitse Euroclear Sweden AB:lle.

  • sähköpostin kautta tai postitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa alla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Sweden AB:lle sähköpostitse osoitteeseen GeneralMeetingService@euroclear.com tai postitse osoitteeseen “Herantis Pharma Oyj” “AGM 2021”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, SE-101 23 Stockholm, Sweden.

EUROCLEAR SWEDENIN ENNAKKOÄÄNESTYSLOMAKE

Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan äänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Sweden AB:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

  1. Muut ohjeet/tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa Yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava Yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen agm@herantis.com viimeistään 29.3.2021. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan Yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internet-sivuilla https://herantis.com/fi/sijoittajat/yhtiokokoukset/ viimeistään 30.3.2021.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 1.4.2021 asti sähköpostitse osoitteeseen agm@herantis.com. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, Yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä Yhtiön internet-sivuilla https://herantis.com/fi/sijoittajat/yhtiokokoukset/ viimeistään 6.4.2021. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Asiakirjat

Kutsu Herantis Pharma Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan ehdotukset Herantis Pharma Oyj:n varsinaiselle yhtiökokoukselle 2021 

Hilde Furberg Board Nomination Bio (englanniksi)

Herantis Pharma Oyj:n vuosikertomus 2020

Ennakkoäänestyslomake Euroclear Finland (suomenkielinen)

Ennakkoäänestyslomake Euroclear Sweden (englanninkielinen)

 

Yhtiökokoukset